Anggota Kelompok :
Agung Nugraha.P
Amudi Lioctha. P
Doni Jaya Budiman
Abstraksi
bab ini mengajarkan Anda untuk mempersiapkan dokumentasi untuk
menggambarkan aspek dari suatu sistem informasi. kami tununjukan cara
menggambar untuk menggambarkan data flow diagram dan flowchart komponen
logis dan fisik dari sistem informasi. Kami juga menjelaskan tentang
data dictionaries / kamus data. Entri dalam kamus data, menggambarkan
data , file dan proses dalam sebuah system informasi.
Setelah kamu mempelajari bab ini, anda harus mengembangkan beberapa
fasilitas dalam menyiapkan dan menggunakan dokumentasi system informasi.
Tujuan Pembelajaran
-untuk membaca dan ealuasi dokumentasi system informasi
-untuk menyiapkan data flow diagram dan flowchart sistem dari narasi
Perkenalan
Kami memperkenalkan data flow diagram, flowchart system , dan kamus
data pada bab ini, dan kami menunjukan pada kamu bagaimana cara membaca
dan menyiapkan mereka.dengan fasilitas alat-alat akan membantu anda
untuk membaca dokumentasi system, memahami dan meng-evaluasi system
informasi. Anda tidak dapat mencapai bab tujuan pembelajaran dengan
metode studi membaca tradisional. Oleh karena itu, Anda tidak bisa
menjadi pengamat pasif dalam proses. Anda harus bekerja bersama dengan
kami karena kami menunjukkan alat-alat. Selanjutnya , Anda harus
berlatih alat ini untuk mengembangkan keterampilan Anda.
Auditor, system analis, pelajar dan pihak lainya yang berkepentingan
menggunakan dokumentasi untuk memahami,menjelaskan,dan meningkatkan
system informasi yang kompleks. Pertama , mempertimbangkan “khas” system
informasi.menganggap bahwa system informasi ini berbasi computer,
memiliki sejumlah terminal terhubung melalui telekomunikasi untuk
menghubungkan, digunakan oleh selusin orang di dalam dan di luar
organisasi. Memiliki ratusan program yang melakukan fungsi untuk hampir
setiap organisasi dalam departemen, ribuan proses transaksi dan ratusan
permintaan informasi manajemen, dan memiliki orang-orang di seluruh
organisasi menyiapkan input dan menerima output sistem.
Untuk system seperti itu kita memerlukan gambar dibandingkan dengan
deskripsi narasi. Untuk “melihat” dan menganalisa semua input dan
output. Sebagai contoh dengan flowchart system kita dapat tulis menulis
alur dari manajemen operasi, dan system informasi, dan kita dapat
mengerti siapa yang menerima output dan dimana mereka bias
mendapatkan-nya. mungkin, analisis kami akan mengarah pada perbaikan
sistem. Kami yakin bahwa setelah menyiapkan dan menggunakan dokumentasi
system informasi , kamu akan setuju bahwa data flow diagram dan
flowchart akan sangat lebih efisien (efektif) daripada narasi untuk
bekerja dalam system yang kompleks. penerapan alat ini, bahkan pada
sistem yang relatif sederhana digambarkan dalam buku ini harus setuju
dengan fakta ini.
selain menggunakan dokumentasi untuk memahami dan meningkatkan
sistem, organisasi dapat menggunakannya untuk tujuan penting lainnya.
Sebagai contoh, dokumentasi di gunakan untuk menjelaskan system dan
mengajari personil. Juga, dokumentasi digunakan oleh auditors untuk
menjelaskan system informasi untuk mengerti system dan evaluasi control
system. Kami akan menggunakan sisa seluruh peralatan dokumentasi buku
teks ini. Jika kamu menginvestasi-kan waktu untuk belajar peralatan ini
dan latihan bagaimana cara menggunakan mereka, usaha kamu akan
membuahkan hasil berdasarkan pemahaman dalam mengikuti bab ini.
Data Flow diagram
Data flow diagram adalah representasi gambaran dari suatu system,
aliran data antar komponen dan sumber-sumber, tujuan , dan penyimpanan
data. Gambar 3.1 menunjukan 4 simbol yang di gunakan pada dfd. Pelajari
symbol dan definisi-nya sebelum membaca. perhatikan bahwa gelembung
dapat berupa sebuah entitas pada diagram aliran data fisik atau proses
pada logika.
Simbol bubble/lingkaran :
menggambarkan suatu entitas atau proses dimana aliran masuknya data diubah menjadi aliran data keluar.
Simbol aliran data :
merupakan jalur untuk data.
Simbol entitas eksternal :
menggambarkan sumber atau tujuan data di luar sistem.
File simbol :
merupakan tempat di mana data disimpan.
Gambar 3.1 Simbol DFD
Catatan: lingkaran dapat berupa sebuah entitas pada diagram aliran data fisik atau proses pada diagram aliran data logis
Jenis dari Data Flow Diagrams
Diagram Konteks
Gambar 3.2 adalah contoh dari tipe pertama DFD, yaitu diagram
konteks. Diagram konteks merupakan diagram tingkat pertama, diagram
sistem informasi yang menggambarkan data yang mengalir masuk dan keluar
dari sistem dan juga masuk dan keluar dari entitas eksternal.
Gambar 3.2 menjelaskan beberapa istilah penting dalam sistem.
Beberapa istilah penting dalam sistem tersebut adalah :
· Lingkaran : dalam diagram konteks mendefinisikan batasan sistem,
· Batasan : adalah perbatasan antara “sistem yang penting” dan lingkungan sistem,
· Lingkungan : terdiri dari semua yang mengelilingi sistem,
· Entitas : menunjukkan lingkungan yang relevan,
· Lingkungan yang relevan : adalah bagian dari lingkungan yang mempengaruhi “sistem yang penting”, karena sistem didefinisikan.
Sebagai contoh, pada Gambar 3.2, hanya pelanggan dan bank yang berada
dalam lingkungan yang relevan. Bisakah kita termasuk ke dalam penyewa
sebagai sumber pembayaran untuk menyewa? Ya, dan, jika kita lakukan,
diagram konteks akan menyertakan entitas “Penyewa” dan aliran data yang
menggambarkan pembayaran sewa.
Konsep sistem yang terakhir adalah interface. Interface merupakan
aliran yang menghubungkan sistem dengan sistem lingkungan tersebut.
Dalam gambar 3.2, “Payment” dan “Deposit” merupakan sebuah
interface/antarmuka. Hubungan antara komponen sistem (yaitu, antar
subsistem) juga bisa dibilang sebagai interface.
Physical Data Flow Diagram
Physical Data Flow Diagram (diagram aliran data fisik) adalah
representasi bergambar dari sistem yang menunjukkan entitas sistem
internal dan eksternal, serta arus data masuk dan keluar dari entitas.
Entitas internal bisa berupa :
· Orang atau tempat (misalnya, departemen) · atau mesin (misalnya, komputer) yang mengubah data dalam sistem.
Gambar 3.3 Physical Data Flow Diagram
Physical DFD menentukan di mana, bagaimana, dan oleh siapa suatu
proses sistem dicapai, bukan memberi tahu kita apa yang sedang dicapai.
Sebagai contoh, pada Gambar 3.3 menjelaskan bahwa “Penjualan petugas”
menerima uang tunai dari “Pelanggan” dan mengirim uang dan data
pendaftaran ke “Kasir”. Jadi, kita bisa lihat kemana uang pergi dan
bagaimana penerimaan kas data diterima, tapi kita tidak tahu persis apa
yang dilakukan oleh petugas penjualan.
Lingkaran physical DFD yang diberi label dengan nouns (kata benda)
dan arus data yang diberi label bisa menunjukkan bagaimana data yang
ditransmisikan antar . Sebagai contoh, “Petugas Penjualan” mengirimkan
“66W Form” untuk “Pembukuan”, maka itu menunjukkan persis di mana lokasi
file (dalam “Pembukuan”) dan label file menunjukkan bagaimana (dalam
“penjualan buku biru”) sistem menyimpan catatan penjualan, sedangkan
kotak entitas pada diagram konteks menentukan entitas eksternal di dalam
lingkungan yang relevan, lingkaran-lingkaran di dalam Physical DFD
mendefinisikan entitas internal.
Logical Data Flow Diagram
Sebuah Logical Data Flow Diagram adalah gambaran representasi dari
sistem yang menunjukkan pemrosesan di dalam sistem dan aliran data yang
masuk dan keluar dari proses. Kami menggunakan Logical DFD untuk
mendokumentasikan sistem informasi karena kita dapat mewakili sifat
logis dari sistem (tugas yang sedang dilakukan sistem) tanpa harus
menentukan bagaimana, dimana, atau oleh siapa tugas dapat diselesaikan.
Keuntungan dari Logical DFD (dibandingkan dengan Physical DFD) adalah
bahwa kita dapat berkonsentrasi pada fungsi yang dilakukan sistem.
Lihat, misalnya Gambar 3.4, di mana label pada data flow menggambarkan
sifat dari data, bukan bagaimana data ditransmisikan. Apakah
“Pembayaran” dilakukan dalam bentuk cek, uang tunai, kartu kredit, atau
kartu debit? Kita tidak tahu. Apakah “Jurnal Penjualan” sebuah buku,
kartu, atau file komputer? Sekali lagi kita tidak tahu. Apa yang kita
tahu adalah pembayaran telah diterima, diverifikasi untuk keakuratan,
tercatat dalam jurnal penjualan dan disimpan di bank. Jadi, sebuah
Logical DFD menggambarkan kegiatan suatu sistem, sedangkan Physical DFD
menggambarkan infrastruktur dari sistem. Kita membutuhkan kedua gambar
tersebut untuk sepenuhnya memahami sebuah sistem.
Gambar 3.4 Logika Data Flow Diagram (Diagram level 0)
Jadi, perhatikan bahwa proses dalam Gambar 3.4 diberi label dengan
“kata kerja” yang menggambarkan tindakan yang dilakukan, dan tidak
dilabeli dengan “kata benda” yang kita lihat dalam Physical DFD.
Gambar 3.4 adalah perincian dari diagram konteks pada Gambar 3.2.
Karena semua lingkaran-lingkaran pada Gambar 3.4 di beri nomer diikuti
dengan titik desimal dan angka nol, diagram ini sering disebut dengan
diagram “level 0″. Anda harus menyadari bahwa setiap data yang masuk dan
keluar dari lingkaran konteks pada Gambar 3.2 juga mengalir masuk dan
keluar dari lingkaran pada Gambar 3.4 (kecuali untuk laporan arus
diantara lingkaran-lingkaran, seperti “Data Penjualan”, yang terdapat
pada lingkaran di Gambar 3.2). Ketika dua DFD -dalam hal ini, konteks
dan level 0- memiliki arus data yang sama dengan data eksternal, kita
dapat simpulkan bahwa DFD sudah seimbang. Jika yang seimbang yaitu,
diagram konteks, Logical DFD, dan Physical DFD, berarti DFD sudah benar.
Untuk memperoleh Gambar 3.4, kita telah “merinci” diagram konteks
pada Gambar 3.2 ke dalam komponen yang lebih kecil. Kami telah melihat
ke dalam diagram konteks untuk melihat subdivisi utama dari “proses
penerimaan kas”. Subdivisi berurutan, atau “perincian”, dari Logical DFD
disebut partisi top-down dan, ketika dilakukan dengan benar, pasti akan
mengarah pada DFD yang seimbang.
Kami akan menggunakan Gambar 3.5, yang menggambarkan satu set generik
DFD yang telah seimbang, untuk belajar mempartisi dan menyeimbangkan.
Perhatikan bahwa level 0 DFD (bagian b) memiliki input yang sama (A) dan
output yang sama (B) sebagai diagram konteks (bagian a). Sekarang lihat
pada bagian c, yaitu perincian lingkaran 1.0. Bagian c memiliki input
yang sama (A) dan output yang sama (C dan D) di bagian b. Hubungan ini
harus tetap ada karena diagram 1.0 (bagian c) merupakan perincian dari
lingkaran 1.0 pada bagian b. Hal yang sama dapat dikatakan untuk bagian
d, yang merupakan partisi dari lingkaran 3.0. Jadi, bagian e menunjukkan
diagram 3.1, yaitu sebuah partisi dari lingkaran 3.1. Pelajari Gambar
3.5 dan pastikan Anda memahami hubungan antara level di dalam DFD.
Ketika Anda sedang mempelajari sebuah gambar, Anda juga mungkin akan
menyadari dan melihat konvensi yang digunakan untuk menomori lingkaran
pada setiap levelnya. Dan juga, anda akan melihat bahwa entitas muncul
dalam diagram konteks dan diagram level 0, tetapi biasanya tidak muncul
dalam diagram di bawah level 0.
Partisi top-down dari DFD sering dikaitkan dengan pendekatan sistem,
yang merupakan cara berpikir tentang solusi untuk mengatasi masalah dan
tentang bagaimana rancangan dari sistem informasi. Pendekatan sistem
meminta kita untuk menyadari/mengerti sebuah sistem secara keseluruhan
yang terdiri dari beberapa bagian yang saling berhubungan. Dengan
menggunakan pendekatan ini, kita kemudian menganalisis masalah atau
sistem dengan menguraikan system (Atau situasi masalah) dengan cara
top-down, akan terlihat lebih detail. Setelah melakukan dekomposisi
dengan melihat sistem dan tujuan sistem, serta menarik adanya
keterkaitan antara system yang satu dengan sistem lain, barulah kita
dapat memecahkan masalah atau merancang sistem baru.
Gambar 3.5 Sepereangkat DFD yang Seimbang
CATATAN:
Tidak ada Diagram 2.0, sebagai proses 2.0 adalah proses dasar.
Asumsikan bahwa lingkaran 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 3.1.1, 3.12, dan 3.2 adalah proses dasar.
Kita bisa menggunakan DFD dalam dua cara utama yaitu: Kita dapat
menggambanya dengan cara mendokumentasikan sistem yang ada, atau kita
dapat membuatnya dengan cara menelaah sistem yang baru dibuat.
Pada bagian ini, kami menjelaskan suatu proses pembuatan DFD dari
sebuah narasi untuk menggambarkan sebuah sistem yang sudah ada.
Narasi
Gambar 3.6 berisi narasi yang menggambarkan sistem penerimaan kas pada Perusahaan Causeway dengan:
· Kolom pertama menunjukkan nomor paragraf,
· Kolom kedua berisi nomor baris untuk teks narasi,
· Kolom ketiga berisi teks narasi.
Di sini dijelaskan metode menggambar DFD secara berurutan untuk sistem pada Perusahaan Causeway.
Jika menyimak dan mempraktekan tulisan ini, DFD (dan diagram alur)
yang akan dibuat akan memiliki tampilan yang lebih profesional, terlebih
jika Anda menggunakan template flowchart. Template flowchart adalah
kumpulan berbagai simbol charting (seperti lingkaran, kotak, dan persegi
panjang) sekaligus menyediakan sarana untuk memprediksi simbol yang
akan digunakan sehingga mempercepat dalam pembuatan flowchart.
Tabel Entitas dan Aktivitas
Langkah pertama kami adalah untuk membuat tabel entitas dan
aktivitas. Dalam jangka panjang, daftar ini akan mengarah pada persiapan
DFD dan flowchart yang lebih cepat dan akurat, karena menjelaskan
informasi yang terdapat dalam narasi dan membantu mendokumentasikan
sistem dengan benar.
Untuk memulai Tabel entitas dan kegiatan, pertama lihat narasi yang
disortir secara line-by-line (baris demi baris) dan menempatkan sebuah
kotak di sekitar kejadian pertama dari setiap internal dan entitas
eksternal. Setelah Anda telah menempatkan kotak di masing-masing
perusahaan, daftar setiap entitas, dan kemudian membandingkan daftar ke
dalam daftar pada kolom pertama dari Tabel 3.1. Perhatikan bahwa narasi
mengacu pada beberapa entitas dalam lebih dari satu cara. Sebagai
contoh, kita memiliki “ruang surat” on line 3 dan “pegawai” pada baris
5.
Mengapa kita memiliki “bank” dan “buku besarkantor” dalam daftar
kami? Karena kita asumsikan bahwa mereka menerima item (yaitu, deposit
dan jumlah penerimaan uang tunai) yang dikirimkan kepada mereka. Mengapa
kita memberikan daftar “terminal online” pada komputer?
Tabel 3.1 Entitas dan kegiatan dalam membuat sistem penerimaan kas
Karena tidak muncul apa-apa pada terminal sehinggal tidak melakukan
proses apapun tetapi menjadi bagian pada komputer pusat. Sebelum
membaca, selesaikan dahulu data yang tidak sesuai antara daftar entitas
dan daftar pada kolom pertama pada Tabel 3.1. Selanjutnya siapkan tabel
entitas dan kegiatan Anda melalui narasi dan lingkaran setiap kegiatan
yang dilakukan. Darimana kegiatan itu berasal, diubah, atau menerima
data. Daftar setiap kegiatan dalam urutan yang muncul dalam narasi.
Daftar kegiatan pada entitas adalah yang melakukan aktivitas. setelah
Anda memiliki semua kegiatan yang tercantum, berikan berturut-turut
nomor setiap aktivitas. Bandingkan daftar kegiatan ke dalam tabel.
Perhatikan bahwa terdaftar baik 7 kegiatan dan kegiatan 8. Mungkin
kegiatan 7 berkaitan dengan aktivitas 8 sehinggal tidak perlu dicatat.
Namun, lebih baik untuk mendaftarkan kegiatan yang ragu-ragu tersebut
daripada melewatkannya. Melihat bagaimana kita terdaftar 15 aktivitas,
ditemukan pada baris 23 dan 24 — kita dapat merubah ke bentuk aktif dari
kata kerja “memberitahu” sehingga kita bisa menunjukkan aktivitas di
pada entitas yang melakukan tindakan. Sebelum membaca, periksa kembali
daftar kegiatan hingga sesuai dengan data pada tabel.
Menggambar Konteks Diagram
Sekarang kita siap untuk menggambar diagram konteks. Diagram konteks
dimulai dari satu lingkaran, lalu kita dapat mulai diagram konteks
dengan menggambar satu lingkaran di tengah kertas. Selanjutnya, kita
harus menarik kotak entitas. Untuk melakukan hal ini, kita harus
memutuskan mana dari entitas dalam tabel yang eksternal dan akan menjadi
sumber atau dalam, dan yang bersifat internal ke sistem.
Pedoman 1:
Termasuk dalam konteks sistem (bubble) setiap entitas yang melakukan satu atau lebih memproses informasi.
Kegiatan pengolahan data merupakan kegiatan mengubah data. Kegiatan
pengolahan informasi meliputi persiapan dokumen, entri data, verifikasi,
klasifikasi, penyusunan, atau penyortiran, perhitungan, dan
peringkasan. Data pengiriman dan penerimaan tidak termasuk dalam
kegiatan pengolahan informasi karena bukan bagian dari pengubahan data.
Untuk menentukan mana entitas yang tidak melakukan kegiatan
pengolahan informasi, kita harus memeriksa tabel entitas dan kegiatan.
Melalui tabel entitas dan kegiatan lalu samakan pada semua kegiatan yang
tidak dilakukan pada kegiatan pengolahan informasi.
Pedoman 2 :
Hanya mencakup pemrosesan rutinitas normal, tidak ada pengecualian
rutinitas atau kesalahan rutinitas, pada diagram konteks DFD fisik, dan
tingkat 0 DFD logis.
Karena dari 15 aktifitas tersebut terjadi ketika data pembayaran terdapat kesalahan, maka kita harus menghilangkan hal tersebut.
Tabel entitas dan kegiatan dengan kegiatan dieliminasi dan dicoret,
dengan menunjukkan ruang surat, piutang, kasir, dan komputer melakukan
kegiatan pengolahan informasi dan pelanggan, bank, dan kantor buku
besar. Entitas yang melakukan kegiatan pengolahan informasi adalah
entitas internal. Semua entitas lain yang ditemukan dalam narasi adalah
entitas eksternal dan termasuk dalam diagram konteks sebagai sumber atau
dalam. Tidak ada entitas lain yang akan ditambahkan pada pedoman ini :
Pedoman 3:
Termasuk pada semua sistem dokumentasi (dan hanya) kegiatan yang digambarkan dalam narasi sistem – tidak lebih, tidak kurang.
Karena ada tiga entitas eksternal ke sistem penerimaan kas —
pelanggan, bank, buku besar kantor — Anda harus menggambar tiga kotak
mengelilingi lingkaran konteks satu. Selanjutnya, gambar dan label arus
data yang menghubungkan entitas eksternal dengan lingkaran kecil. Sejak
logis (versus fisik) label biasanya digunakan pada diagram konteks, Anda
harus melakukan yang terbaik untuk mendapatkan arus pada label logis.
Langkah terakhir adalah untuk label konteks lingkaran kecil. Dituliskan
label deskriptif yang meliputi pengolahan yang terjadi dalam sistem.
Label dalam gambar 3.7 menunjukkan ruang lingkup dari sistem dan tidak
termasuk penerimaan kas dari sumber lain.
Angka 3.7 menunjukkan diagram telah selesai. Bandingkan diagram
konteks Anda, dan selesaikan daftar yang tidak sesuai. Kita harus
menyadari bahwa kita termasuk persegi tunggal untuk banyak pelanggan.
pedoman berikut berlaku.
Pedoman 4 :
Ketika beberapa entitas beroperasi identik, gambarkan hanya satu untuk mewakili semua.
Menggambar Diagram Alir Data Fisik
Untuk menjaga DFD fisik seimbang dengan diagram konteks, mulai dengan
menggambar tiga entitas eksternal dari diagram konteks dekat tepi
selembar kertas. Selanjutnya, gambar dan labeli setiap aliran data yang
masuk ke dua tenggelam dan keluar dari sumber tunggal. Karena ini DFD
fisik, aliran data harus memiliki label yang menggambarkan aliran
pencapaian sarana. Misalnya, pembayaran dari pelanggan dilabeli “cek dan
berita pengiriman uang.” Karena masing-masing entitas internal yang
tercantum dalam Tabel 3.1, tabel entitas dan kegiatan, menjadi lingkaran
kecil dalam DFD fisik, kita tahu bahwa saat ini DFD fisik akan berisi
empat lingkaran kecil : satu untuk ruang surat, kasir, piutang, dan
komputer, kita akan mulai menambahkan keempat lingkaran kecil tersebut
dengan terlebih dahulu menggambar lingkaran kecil pada diagram kita yang
terhubung ke sumber-sumber dan tenggelam. Selama proses ini, Anda harus
mempertimbangkan semua kegiatan “kirim” dan “menerima” dan kegiatan
timbal balik tersirat. Misalnya, aktivitas 1 menunjukkan ruang surat
yang “menerima” cek dan remittance
Gambar 3.7 Lintasan diagram konteks
Saran. Seperti yng kita katakana sebelumnya, implikasinya adalah
pelanggan “Mengirimkan” barang- barang. Gambar dan tuliskan lingkaran
ruang surat, lingkaran piutang dan lingkaran kasir. Gunakan aliran data
untuk menghubungkan masing – masing lingkaran untuk entitas yang
terkait.
Untuk melengkapi DFD, kita harus melalui table entitas da kegiatan
sekali lagi gambar semua entitas dan aliran data yang tersisa.
Perhatikan kami saat kami melengkapi diagram. Kegiatan 5 menunjukan
hubungan atara ruang surat dan piutang. Kegitan 6 menunjukan sebuah
hubungan antara ruang surat dan kasir. Kegiatan 8 memberitahu kita bahwa
petugaas piutang memasukan adta kedalam computer. Gambarkan lingkaran
computer. Namakan “4.0” dan hubungkan dengan piutang. Untuk memulai
kegiatan 9, piutang harus menerima laporan dari kompter.
Gambar dan namakan satu atau dua aliran(Kita Pilih Dua). Untuk
melakukan kegiatan 11 kasir harus menerima slip deposit dari computer.
Kegiatan 13m menjelaskan bahwa file piutang harus dibaca sehingga
catatan faktur dapat diambil. Gambar piutang master file dan aliran dari
file ke lingkaran computer. Melihat bahwa nama pada file menunukan
bahwa media tempat penyimpanan adalah disk. Kita gambar aliran hanya
dari file, Karena permintaan data bukanlah aliran data. Oleh karena
itui, kita jangan menunjukan permintaan untuk catatan faktur. Pergerakan
catatan daroi file dalam menanggapi permintaan – permintaan ini adalah
aliran data dan ditampilkan. Juga melihat bahwa kita tidak menunjukan
aliran dari piutang masterfile secara langsung ke lingkaran piutang,
karena masterfile piutang adalah file computer. Computer hanya dapa
membaca dan menulis file.
Karena catata faktur harus dibaca kedalam computer, diperbaharui dan
kemudian baca kembali ke piutang master file. Kegiatan 14 membutuhkan
alitran data dari dank e materfile piutan. Kegiatan 17 mengharuskan kita
menggambar sebuah file untuk rekaman log dan kita menggambar aliran
data dari computer kedalam file tersebut. Sedangkan kegiatan 16
mensyaratkan bahwa kita menggambar aliran dari log file. Akhirnya untuk
menggambarkan aliran data yang dibutuhkan untuk mencetak laporan yang
ditunjukan dalam kegiatan 18 & 19 kita perlu untuk menggambar aliran
dari kedua file kedalam computer. Anda mungkin berfikir bahwa semua
aliran masuk dan keluar dari file – file yang tidak diperlukan. Kami
menawarkan sebuah saran dalam bentuk pedoman.
Pedoman 5:
Untuk penjelasan, ambar aluran data untuk setiap aliran masuk dan keluar dari file.
Gambar 3.8 adalah menyesuaikan jalan lintasan DFD saat ini.
bandingkan untuk diagram sebelum membaca, memecahkan beberapa perbedaan.
Anda harus menyadari bahwa ada file antara ruang surat dan kasir. File
ini tidak disebutkan dalam cerita. Telah ditambahkan untuk menunukan
bahwa kasir harus berpegang pada kumpulan cek sampai slip simpanan
dicetak pada terminal computer. Kami menawarkan pedoman berikut.
Pedoman 6:
Jika file secara logis diperlukan(yaitu karena adanya keterlambatan
antara proses). Termasuk file dalam diagram, apakah atau tidak itu
disebutkan dalam cerita. Haruskah kita gambar sebuah file untuk
menunjukan bahwa saran kumpulan pembayaran dan total kumpulan yang
dipertahankan dalam piutang sampai laporran computer yang diterima? Kita
harus. Anda harus menggunakan pedoman 6 dengan hati –hati, bagaimanapun
sehingga anda tidak menggambar DFD ini dengan berantakan dengan file
dan Karen itu sulit untuk membaca. Anda memerlukan menggunakan penilaian
anda.
Gambar 3.8 Arus Fisik DFD pada perusahaan Causeway
Menggambar logika diagram aliran arus data.
Arus data DFD menggambarkan kegiatan logis yang dilaksanakan dalam
system. Karena tingkat 0 DFD menggambarkan pengelompokan tertentui dari
kegiatan logis, kita mulai dari tingkat ) menghitung kegiatan dalam
system itu. Kami mengelompokan kegiatan tersebut. Jika kamu telah
mengikuti sesuai seperti kami, kamu telah memiliki daftar kegiatan untuk
dimasukan kedalam diagram level 0. Tahukah kamu daftar apakah itu?
Kegiatan yang dimasukan kedalam diagram level 0 adalh kegiatan tersisa
pada table entitas dan kegiatan. Table 3.1, setelah kita memisahkan
seluruh kegiatan proses bukan informasi. Daftar kita termasuk kegiatan
2, 3, 4, 8, 9, 11, 13, 14, 16, 17, 18 dan 19. Panggil kembali daftar
tersebut, sekarang, kita tidak usah mempertimbangkan kegiatan lainnya
karena kegiatan laiinya akan di laksanakan dalam keadaan selain normal
dan sebenarnya tidak termasuk diagram level 0. Atau hanya mengirim atau
menerima data. Beberaoa pedoman akan membantu kita untuk mengelompokan
aktivitas tersebut.
Pedoman 7 :
Kelompokan kegiatan jika mereka berada pada tempat yang sama dan waktu yang sama.
Untuk contoh, kegiatan 2 dan 3 dilakukan di ruang surat oleh petugas yang menerima bayaran masing – masing
Garis pedoman 8:
Aktivitas kelompk jika mereka terjadi pada saat yang sama tapi di tempat yang berbeda
Untuk contoh , aktfitas 11 adalah dilakukan oleh kasir segera setelah komputer mencetak slip setoran dalam kegiatan 16
Garis pedoman 9 :
kegiatan kelompok yang tampaknya logis terkait untuk menghilangkan tunggal – majemuk kegiatan segala kemungkinan
Garis pedoman 10:
untuk membuat DFD dibaca, gunakan antara lima dan tujuh lingkaran.
kami telah menemukan bahwa kita dapat mengikuti panduan ini lebih
mudah jika kita “semacam” tingkat 10 activities.although ada sejumlah
cara untuk mengurutkan kegiatan, pemilahan kronologis menyebabkan lebih
cepat untuk solusi. cobalah memilah kegiatan dalam urutan kronologis,
kemudian meninjau tabel 3.2 untuk melihat seberapa dekat daftar
diurutkan datang ke kita. menyelesaikan perbedaan sebelum pindah.
Kegiatan 13,14,17dan kegiatan 18 dan 19.
Meskipun ini akan memberikan solusi yang memuaskan, akan ada delapan
yang akan ada beberapa yang hanya berisi satu kegiatan. Karena kita
memilih untuk tidak memiliki satu – aktivitas sampai kita sampai ke
tingkat terendah DFD, kita lanjutkan dengan pengelompokan lanjut.
Jika kita menerapkan pedoman 8 untuk pengelompokan sebelumnya kita
bisa menggabungkan kegiatan 8 dan 13,14,17,16 dan 11, dan 9, 18, 19.
Solusi ini juga baik-baik saja. isa dan sedikit lebih baik daripada
bacause solusi pertama kami sekarang memiliki lima dan kami hanya
memiliki satu tidak – aktivitas.
Singkatnya, kelompok kami adalah.
Kelompok 1: kegiatan 2,3,4
Kelompok 1: kegiatan 8,131,4,17
Kelompok 1: kegiatan 16,11
Kelompok 1: kegiatan 18,19,9
Setelah Anda memilih kelompok Anda, berikan masing-masing kelompok
namethat yang menggambarkan aktivitas logis dalam kelompok dan menarik
contoh DFD.for saat logis, kami berlabel “penerimaan kas menangkap” 1,0
karena yang terdiri dari semua kegiatan setelah pembayaran dikirim oleh
pelanggan sampai pembayaran mengetik ke dalam komputer.
Bandingkan diagram Anda untuk solusi dalam gambar 3.9 menyelesaikan
segala perbedaan. Diagram liethat shouldlook Anda dalam gambar 3.9 jika
Anda menggunakan kelompok kami menggambarkan pengelompokan lain yang
mungkin dalam pedoman., Masing-masing kelompok yang berbeda harus
mengarah pada DFD logis yang berbeda.
Ringkasan menggambar diagram alir data
Dalam bagian ini, kami merangkum apa yang telah kita pelajari tentang
menggambar DFD, dan kami menyajikan petunjuk untuk membantu Anda
menggambar diagram hese. Akhirnya, kami memberikan pedoman baru untuk
menangani beberapa beberapa specialcases yang din’t muncul ketika kita
menarik DFD lintas.
Penyunting 3,9 DFD logis inisial SAAT (LEVEL 0) Pertama dan
terpenting jangan biarkan kekakuan dokumentasi mendapatkan int cara
menggunakan diagram untuk memahami sistem. Kami telah menyajikan banyak
pedoman, petunjuk, dan instruksi untuk membantu Anda menggambar DFD,
menggunakan pertimbangan Anda dalam menerapkan informasi ini.
Akan ada saat-saat ketika fungsi operasional melakukan kegiatan
pengolahan informasi untuk examlpe: ketika departemen menerima
menyiapkan dokumen yang menunjukkan berapa banyak widget telah diterima,
yang primally unit operasi, sedang melakukan aktivitas pemrosesan
informasi. Gudang dan departemen pengiriman lainnya operasi unit yang
sering melakukan kegiatan pengolahan informasi, pedoman berikut berlaku:
Pedoman 11:
Sebuah aliran data harus pergi ke alun-alun entitas operasi pada saat
operasi hanya fungsi yang akan dilakukan oleh entitas tersebut. aliran
data harus memasukkan jika entitas operasi adalah untuk melakukan suatu
kegiatan pemrosesan informasi.
Sebagai contoh: ketika entitas operasi menerima Barang, sebuah DFD
fisik bisa menunjukkan baik sebagai “menerima”, di mana sebagai DFD
logis mungkin menunjukkan baik kotak departemen menerima atau
menyelesaikan menerima laporan “lingkaran”.
Pada DFD fisik, membaca file komputer dan menulis ke file komputer
harus melalui komputer. Ini adalah proses untuk keluar-dari transaksi
biasa atau erroneos. Pengolahan yang dilakukan di selain situasi normal
harus didokumentasikan di bawah tingkat 0 DFDwith menolak rintisan yang
menunjukkan bahwa proses exeptional harus dapat diketahui. Ini menolak
stub, yang hanya ditunjukkan di diagram tingkat yang lebih rendah, dapat
ditambahkan tanpa membawa himpunan diagram tidak seimbang.
sumber buku :
Accounting Information Systems, Pengarang : Gelinas, Oram and Wiggins